電話のやりとりの基本-会話の流れ-
電話をかけるときは、「ハッキリ」と「元気良く」欠けるようにしましょう。電話口の声がぼそぼそとしていると相手の印象低下は避けられません。
電話をかけるときの最初の言葉は以下のようなものが代表的です。相手に聞き取りやすいように、「落ち着いて」話しましょう(緊張するとどうしても人は早口になります)
例:電話をかけてすぐ)
山田太郎(名前)と申します。このたびは、アルバイト情報誌を見てお電話しております。アルバイト採用の面接を受けさせていただきたいのですが、ご担当者様(人事担当者様)にお取次ぎいただけますでしょうか?
例:担当者に代わったら
山田太郎(名前)と申します。このたびアルバイト情報雑誌の求人情報をみて、ぜひ働かせていただけないかと思い、お電話いたしました。
あとは、先方から面接についての日時の話などをしてくれるかと思いますので、しっかりと内容をメモ※しながら話をすすめましょう。
一般的には、面接の日程について数日先の日付を指定されるケースもありますが、個人営業のところや急いで募集しているところなどは「今からとかどうですか?」などといわれるケースもあります。そのような場合にも備えておくと良いですね。
※メモは大切です。人の記憶は意外と当てになりません。大切なこと(面接の時間帯や持ってくるものなど)は必ずメモをとるようにしましょう。
例:電話を切るとき
それでは、○○日の××時にお伺いさせていただきます。よろしくお願いいたします。失礼します。などと言って電話を切りましょう。
質問がある場合
例えば、働く時間や曜日などについて知りたいことがあれば、電話での確認もOKです。
特に相手にとって不利な話については電話のときに先に話しておくと良いでしょう。「短時間だけど大丈夫か?」「全くの未経験だけど大丈夫か?」「土日は出勤できないが大丈夫か?」などです。
電話をかけるタイミング(時間帯)
仕事によっては「忙しい時間帯」があるような仕事もあります。例えば、居酒屋にアルバイトの申込をするときに、夕方~夜の時間が忙しいのは当たり前ですよね。
こんな時間に面接の電話をするのは相手からすると非常識とうつるかもしれません。
忙しい時間帯は避けるようにしましょう。
タイミングが分からない場合、電話の最初に「ただいまの時間帯、ご迷惑ではないでしょうか?」など一言聞いてみるとよいでしょう。
飲食店の場合:お昼時、夜の7時~9時くらいは忙しいので避けましょう。
コンビニの場合:通勤時間帯、お昼頃、夕方ごろは忙しいです。
スーパーの場合:午後3時~6時位が忙しい時間帯となります。
あと、あまりにも非常識な時間(午後9時以降~朝の9時くらいまで)への電話は控えるようにしましょう。